La infiintarea unei firme, cand doua sau mai multe persoane fizice sa asociaza intr-un SRL, redactarea Actului Constitutiv este vazuta de cele mai multe ori ca o formalitate lipsita de importanta in ceea ce priveste clauzele ce reglementeaza relatiile dintre asociati, ei concentrandu-se pe aspecte precum obiectul de activitate, puterile administratorilor si distribuirea dividentelor, sau luand pur si simplu ceva model gasit pe Internet si punandu-i acolo numele lor, ca legea nu mai impune demult vreo verificare de catre notar sau avocat a calitatii actului, iar functionarii de la Registrul Comertului presupun asociatii ca verifica daca actele sunt in regula.
In realitate, uneori actele societare „trec de registru” desi contin prevederi cert sau potential ilegale, pentru ca depinde de competenta si diligenta functionarului la care nimeresc, dincolo de faptul ca exista notorii diferente mari de interpretare a multor prevederi legale nu doar de la un Oficiu al Registrului Comertului la altul, din alt judet, ci chiar la acelasi oficiu, de la un functionar la altul, incat acte constitutive identice ca si clauze, depuse in aceeasi zi la acelasi ORC dar repartizate la functionari diferiti, pot ajunge in situatia de a fi unul admis altul respins.
Insa problema care ramane putin vizibila este ca ORC verifica doar legalitatea, din punct de vedere al intereselor statului, nu si daca nu exista cumva dezavantaje si vulnerabilitati grave pentru unul sau toti asociatii si de fapt statutul SRL-ului ar avea nevoie de imbunatatiri calitative sau daca el, asa cum este redactat, nu reflecta vointa reala a asociatilor.
In cazul unui SRL, legea impune anumite reguli de la care asociatii nu pot deroga, trebuind sa le reflecte ca atare in statutul firmei, iar in alte privinte asociatii pot sa reglementeze cum doresc ei anumite aspecte, indiferent daca Legea 31 / 1990 are sau nu prevederi in acea privinta ( cat timp acestea sunt supletive, adica se aplica daca partile nu au convenit altfel). Si, contar mitului ca exista „modele bune” si „modele proaste”, de fapt clauzele statutare ar trebui adaptate la specificul firmei si la dorintele si viziunea asociatilor, aceeasi abordare putand fi foarte potrivata intr-un caz si riscanta si dezavantajoasa in cazul altui SRL, in functie de multipli factori.
Un exemplu ar fi cvorumul de decizie in Adunarea Generala a Asociatilor. Adica majoritatea cu care se pot adopta anumite tipuri de hotarari.
La SRL, art. 192 din Legea 31/1990 are caracter supletiv, adica se aplica numai daca prin Actul Constitutiv, asociatii nu au stabilit o alta regula. Astfel, legea prevede ca regula generala ca „Adunarea generala decide prin votul reprezentând majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale, in afara de cazul cand in actul constitutiv se prevede altfel” iar ca exceptie faptul ca „Pentru hotararile având ca obiect modificarea actului constitutiv este necesar votul tuturor asociatilor, in afara de cazul cand legea sau actul constitutiv prevede altfel”.
Modificarea actului constitutiv se refera de exemplu la modificarea denumirii, sediului, formei juridice, capitalului social, obiectului de activitate (codurile CAEN), si tot in aceasta categorie speciala intra si deciziile privind fuziunea, divizarea sau dizolvarea.
Aceste prevederi dau expresie faptului ca un SRL este o societatea de persoane mai degraba decat o societate de capitaluri, se se presupune o buna relatie si o comunitate de vederi intre asociati, adesea acestia fiind soti, rute, afini sau prieteni, cel putin la momentul cand s-au asociat…
Astfel, daca nu s-a stabilit o alta regula prin Statutul firmei, asociatul care detine, de exemplu, 96% din partile sociale, si ar dori sa decida distribuirea ca dividente a intregului profit net realizat, ar putea avea surpriza sa constate ca ceilalti doi asociati, care detin fiecare doar cate 2% din partile sociale, pot sa impuna vointa lor de a nu se distribui nimic ci a se reinvesti in firma intregul profit.
Daca doreste sa aiba cu adevarat controlul si sa nu fie asa de dependent de asociatii minoritari, care adesea detin procente infime (mostenire a perioadei in care o persoana fizica nu putea fi asociat unic in mai multe SRL-uri), asociatul majoritar ar fi trebuit sa isi convinga asociatii ca in statut sa se prevada ca pentru deciziile care nu implica modificarea statutului, este nevoie doar de detinerea majoritatii partilor sociale, nu si o majoritate prin prisma numarului asociatilor.
Cand sunt numai doi asociati, problema este si mai sensibila, ca degeaba are unul peste 50%, pentru ca celalalt are practic drept de veto si la hotararile „obisnuite” de AGA, daca nu s-a derogat prin Statut de la conditia adoptarii hotararilor AGA de majoritatea numarului de asociati, ceea ce e egal cu unanimitatea cand sunt numai doi.
In schimb, o derogare de la prevederile Art. 192 alin.(2) din Legea 31/ 1990, in sensul ca deciziile de modificare a actului constitutiv sa se poata adopta si altfel decat cu unanimitatea asociatilor, este utila cand exista un numar semnificativ de asociati in SRL, altfel absenta unuia impiedicand orice decizie. Insa riscant este si sa se prevada posibilitatea modificarii actului constitutiv cu votul detinatorilor a peste 50% din partile sociale, caci astfel asociatii aproape egali se pot trezi cu decizii inacceptabile, menite sa ii forteze de fapt sa se retraga din societate, deci sa fie o cale mascata de excludere a lor desi sunt poate numeric majoritari si detin aproape jumatate din partile sociale.
Un alt exemplu este posibilitatea de a cesiona parti sociale catre persoane care nu au calitatea de asociat. Daca nu s-a prevazut altfel prin actul constitutiv, se aplica prevederile art. 202 alin.(2) din Legea 31/1990 care prevede ca „transmiterea catre persoane din afara societatii este permisa numai daca a fost aprobata de asociati reprezentând cel putin trei patrimi din capitalul social”. Un asociat ce detine mai putin de 75% din partile sociale ar putea avea deci probleme cu cesiunea partilor lui sociale daca celalalt / ceilalti asociati nu sunt dispusi sa le cumpere, daca nu a insistat sa se includa in actul constitutiv o regula mai flexibila. Insa una prea flexibila poate fi riscanta pentru ca ar pune unii asociati in situatia de a deveni parteneri cu persoane pe care nu le agreaza sau a fi fortati sa se retraga din societate.
Un alt exemplu este cel al cazurilor in care un asociat se poate retrage dintr-un SRL. Daca nu e stabilit nimic specific in actul constitutiv, se poate numai in cazurile foarte limitativ prevazute de art. 226 din Legea 31/1990, desi nu mai doreste sa continue in acea calitate. Se poate insa prevedea in actul constitutiv dreptul de a se retrage pur si simplu, fara a fi nevoit sa invoce sau sa dovedeasca ceva motive anume sau sa se enumere si alte motive concrete decat cele prevazute expres in Legea 31 / 1990 la art. 134 si art. 226 alin.(1) lit.b), pentru a evita necesitatea recurgerii la instanta judecatoreasca pentru a dovedi existenta unor „motive temeinice” in cadrul unui proces care poate dura mult si costa mult.
In fine, un exemplu relevant este si cel referitor la dizolvarea SRL-ului in cazul decesului unui asociat, cand erau doar doi asociati. Daca nu s-a stabilit altfel prin actul constitutiv, si asociatul ramas nu doreste sa continue societatea ca una cu asociat unic, ea se dizolva conform prevederilor art. 229 alin.(1) din Legea 31 / 1990 si mostenitorii asociatului decedat nu pot impiedica asta si, in functie de prevederile din actul constitutiv, nici asociatul ramas nu mai poate introduce o asemenea clauza. Daca insa s-a prevazut in actul constitutiv, anterior nefericitului eveniment, o clauza de continuare cu mostenitorii, acestia pot deveni asociati in locul celui decedat, conform alin.(2) din acelasi articol, ceea ce poate dorit de asociatul decedat, dar poate sa nu ii convina celui ramas, daca ii cunoaste pe potentialii mostenitori si nu si-ar dori sa se trezeasca in postura de asociat cu ei, sau daca, prin durata dezbaterii succesiunii si stabilirii mostenitorilor, s-ar bloca activitatea societatii prin imposibilitatea de adoptare a unor decizii ale Adunarii Generale ce necesita urgenta.