În data de 31 martie 2025 s-a publicat în Monitorul Oficial HG nr. 295/2025 privind Registrul General de evidență a salariaților – REGES-ONLINE. Acest act normativ va înlocui vechea HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidență al salariaților.
Conform art. 15 din HG nr. 295/2025, la 6 luni data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților (în realitate o bună parte dintre prevederi sunt deja abrogate la 31.03.2025, iar cele privind contravențiile se vor abroga implicit la 30 de zile de la intrarea în vigoare a acestei hotărâri, odată cu intrarea în vigoarea a normelor contravenționale noi). HG nr. 295/2025 a intrat în vigoare începând cu data publicării în Monitorul Oficial, cu excepția câtorva prevederi referitoare la contravenții, care vor intra în vigoare peste 30 de zile de la data publicării Hotărârii.
Ce aduce nou această HG?
Se reglementează în mod expres faptul că dreptul și obligația privind completarea și transmiterea datelor în Registru sunt exclusiv ale angajatorului, iar răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului, chiar dacă acesta a contractat un serviciu de completare și transmitere a datelor în Registru.
În Registru se vor completa și transmite inclusiv date referitoare la persoanele cu dizabilități, cum sunt gradul, tipul de handicap și durata certificatului de încadrare în grad și tip de handicap.
Se modifică termenele de transmitere și completare în Registru ale modificărilor contractelor individuale de muncă.
Se reglementează și situația în care părțile au optat să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, a încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată. În acest caz, angajatorii au obligația de a întocmi un dosar de personal în format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică, care va fi pus la dispoziția inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
Se modifică cuantumul amenzilor aplicate pentru încălcarea dispozițiilor referitoare la îndeplinirea obligațiilor de completare și transmitere a datelor în Registru, precum și modalitatea în care se aplică.
De exemplu, se sancționează cu amendă între 3000 lei și 5000 de lei netransmiterea în registru, la termen a elementelor contractului individual de muncă, pentru care există dovada executării acestuia, respectiv prestarea muncii şi plata salariului, cu declararea la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, în termenul legal, a elementelor contractului individual de muncă. Amenda se aplică pentru fiecare persoană neînregistrată în Registru. Până acum nu exista această specificație, iar practica ITM-urilor era neunitară, unele aplicând amenzi globale, iar altele per fiecare persoană neînregistrată în Registru, iar amenda era cuprinsă între 5000 lei și 8000 lei.
De asemenea, în cazul netransmiterii la timp a informațiilor referitor la data la care începe și data la care încetează detașarea, precum și datele de identificare ale angajatorului la care se face detașarea, se sancționează cu amendă cuprinsă între 3000 lei și 5000 lei pentru fiecare situaţie de detaşare neînregistrată în Registru. În HG nr. 905/2017 sancționa această faptă cu amendă cuprinsă între 5000 lei și 8000 lei, fără a se specificat în actul normativ că sancțiunea se aplică pentru fiecare detașare neînregistrată, lăsând loc de interpretări.
Se sancționează mult mai aspru neîndeplinirea obligațiilor angajatorului de a elibera copii ale documentelor existente în dosarul personal al angajatului, obligațiile privind eliberarea de adeverințe care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din Registru şi din dosarul personal, precum și obligația de a păstra dosarele salariaților în condiții corespunzătoare. Amenda pentru aceste fapte este cuprinsă între 3000 lei și 5000 lei. HG nr. 905/2017 sancționa încălcarea obligațiilor privind eliberarea copiilor după documentele din dosar și a eliberării adeverinței cu o amendă cuprinsă între 300 lei și 1000 lei.
Conform noii hotărâri, angajatorii au obligaţia de a se înregistra în Registru în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr. 295/2025.
În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr. 295/2025, angajatorii au obligaţia de a completa şi de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori.
În termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a HG nr. 295/2025, Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului şi Solidarității Sociale va aproba prin ordin elementele de funcţionalitate tehnică a Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registru
HG-ul poate fi consultat aici.