Date personale

Descărcați ca declarație în format .pdf

MMC respectă întru totul prevederile legislației privind protecția datelor cu caracter personal, în special Regulamentul General privind Protecția Datelor (Regulamentul UE 679 / 2016, cunoscut ca GDPR – acronimul de la General Data Protection Regulation) și normele emise în aplicarea acestuia de către entitățile abilitate. În acest sens, MMC are, ca Societate, și au și personal toți avocații care activează în MMC, precum și orice altă persoană cu care colaborează MMC, o deosebită grijă pentru protecția datelor cu caracter personal legate de persoanele fizice care sunt Clienți sau potențiali Clienți MMC, de reprezentanții legali sau convenționali ai partenerilor contractuali MMC potențiali, existenți sau foști sau legate de alte persoane fizice.

Aceste obligații există în lumina GDPR, în mod automat, prin efectul legii, pe durată nelimitată, fără nevoia asumării unor obligații contractuale exprese față de Clienți sau alte persoane juridice sau fizice pe această temă, deși asemenea obligații sunt prezente ca și clauze și în contractele încheiate de MMC cu Clienții, cu furnizorii și alte entități, MMC având de regulă calitatea de operator de date cu caracter personal și, în situații de excepție, cea de împuternicit al operatorului de date cu caracter personal sau de operator asociat.

MMC pune în aplicare măsuri tehnice (ca de exemplu de securitate informatică, de securitate fizică a sediului societății și a comunicațiilor), juridice (clauze specifice în contractele cu furnizorii și alte entități, norme specifice în procedurile interne privind lucrul cu date cu caracter personal) și organizatorice (instruire și verificare persoane, limitarea drepturilor de acces la ceea ce e obiectiv necesar etc.) adecvate de protejare a tuturor operațiunilor privitoare în mod direct sau indirect la datele cu caracter personal, care previn prelucrările neautorizate sau ilegale, precum și pierderile sau distrugerile accidentale sau ilegale de date, indiferent de forma și mediul lor de stocare.

MMC efectuează prelucrări de date cu caracter personal cu respectarea principiilor prevăzute de art. 5 din GDPR, și anume: prelucrare caracterizată prin legalitate, echitate și transparență; cu colectare numai în scopuri determinate, explicite și legitime, și doar a datelor adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar, exacte și actualizate; asignabile prompt persoanei vizate; prelucrare cu măsuri de ordin tehnic și organizatoric adecvate în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate, asigurând integritate și confidențialitate și totul pe bază de responsabilitate.

Categorii de persoane vizate: MMC prelucrează în mod curent date personale ale următoarelor categorii de peroane fizice: actuali, potențiali sau foști Clienți persoane fizice; actuali, potențiali sau foști reprezentanții legali sau convenționali de orice tip, precum și asociați, membri, salariați sau alți afiliați ai actualilor, potențialilor sau foștilor Clienți și organelor acestora în cazul persoanelor juridice sau entităților asociative fără personalitate juridică; personalul propriu, colaboratorii persoane fizice și personalul și reprezentanții colaboratorilor și furnizorilor MMC care sunt persoană juridică sau entități asociative fără personalitate juridică; adversari sau potențiali adversari, parteneri contractuali, salariați sau persoane fizice cu alt tip de legătură cu Clienții MMC, comunicați de aceștia sau terți sau identificați de MMC; reprezentanții autorităților publice, presei și altor entități cu care interacționează MMC; alte persoane fizice cu care intră MMC în contact.

Principalele categorii de date prelucrate de MMC: Date de identificare și contact, incluzând toate sau unele dintre următoarele categorii: numele de familie și prenumele, cetățenia, domiciliul și, dacă e cazul, reședința, codul numeric personal, actul de identitate incluzând tipul, seria, numărul, emitentul, data emiterii și termenul de valabilitate, numărul de cont bancar, data și locul nașterii, numele părinților, genul, imaginea foto portret / bust de pe actul de identitate, amprenta semnăturii olografe, eventuale alte elemente de identificare directă sau indirectă, numărul de telefon mobil sau fix de la domiciliu sau locul de muncă; adresa de e-mail; username-ul pentru platforme social media și alte asemenea.

Categorii suplimentare de date cu caracter personal prelucrate de MMC pot include unele dintre următoarele categorii, în funcție de categoria de persoane vizate și de scopul prelucrării: studii, calificări, titluri academice, științifice sau profesionale; ocupația, locul de muncă, fișa postului, sarcini, evaluări și realizări profesionale, recompense; tipul, seria, numărul, emitentul, data emiterii unor acte care conțin date cu caracter personal, cum ar fi acte de studii, certificate, adeverințe și alte asemenea; informații referitoare la capacitatea de exercițiu, identitatea curatorului, tutorelui sau altui reprezentant sau ocrotitor legal, dacă este cazul; calitatea de asociat / acționar / membru în diverse entități cu sau fără scop lucrativ, și funcții sau calități deținute în acestea; cunoștințe de limbi străine, abilități diverse, hobby-uri, și pasiuni și preocupări în acest sens; imagini foto și video ce cuprind în mod identificat sau identificabil persoana fizică.

Alte categorii suplimentare de date cu caracter personal prelucrate de MMC pot include: identitatea și amplasarea locului în care persoana vizată s-a aflat respectiv ruta și mijlocul de transport cu care s-a deplasat, activitatea pe care a desfășurat-o sau persoana cu care s-a întâlnit sau a interacționat în anumit fel la un anumit moment sau în anumit interval de timp; date de stare civilă, inclusiv relații de căsătorie, rudenie și afinitate, prietenie sau alte asemenea relații interumane de drept sau de fapt; informații privind starea patrimonială, cum ar fi deținerea de proprietăți imobiliare și mobiliare, creanțe și debite, operațiuni patrimoniale efectuate sau plănuite; existența de garanții reale sau imobiliare, popriri și alte urmăriri sau executări silite; existența de diverse relații contractuale sau obligații legale specifice față de alte persoane; existența de divergențe, litigii sau potențiale litigii.

În mod excepțional, MMC poate ajunge să prelucreze și categorii speciale de date cu caracter personal, ce pot include, după caz, unele dintre următoarele categorii, în funcție de categoria de persoane vizate și de scopul prelucrării: date medicale, psihologice, genetice, biologice, biometrice; informații privind caracteristici, practici, origini, apartenențe, orientări sau convingeri în sfera etnică, rasială, politică, religioasă, sindicală, ONGistică, alimentară, sexuală; date privind încălcări ale unor norme și privind măsuri de siguranță, interdicții, decăderi și restricții, sancțiuni disciplinare, civile, contravenționale sau penale sau proceduri în curs legate de potențiale sancțiuni de acest tip.

Scopurile prelucrării pot fi, după caz: redactarea contractului de asistență juridică, a actelor adiționale la acesta, a facturilor și altor documente destinate Clientului sau care se vor încheia cu Clientul; redactarea înscrisurilor în numele Clientului, potrivit mandatului încredințat; înaintarea către instanțe și alte persoane juridice, persoane fizice și alte entități, din România și din străinătate, în calitate de reprezentant convențional sau apărător a cererilor și altor înscrisuri necesare executării mandatului încredințat; alte acte de executare a contractului de asistență juridică încheiat cu Clientul, inclusiv realizarea diverselor activități avocațiale specifice și conexe în interesul Clientului.

Alte scopuri ale prelucrării pot fi: îndeplinirea obligațiilor financiar-contabile și fiscale derivând din încasarea onorariilor avocațiale și avansurilor / deconturilor de cheltuieli; îndeplinirea obligației profesionale avocațiale de ținere a evidenței contractelor încheiate de forma de exercitate a profesiei de avocat; îndeplinirea altor obligații specifice instituite de lege în sarcina avocaților; comunicarea cu Clientul și cu alte persoane afiliate acestuia sau implicate; Realizarea interesului Clientului de a beneficia de asistență juridică de tip consultanță sau asistare / reprezentare avocațială; realizarea interesului public de asigurare de servicii avocațiale și scopurilor legitime ale avocatului, inclusiv îndeplinirea obligațiilor legale de cunoaștere a clientelei și de evitare a conflictelor de interese.

Referitor la website-ul MMC: www.mmc-law.ro este realizat, din punct de vedere tehnic, utilizând platforma WordPress.com oferită de firma Automattic Inc. https://automattic.com și este găzduită pe un server în România prin intermediul unor firme de profil. Acest fapt nu este însă relevant pentru persoanele care accesează pagina, deoarece aceasta nu are elemente de interactivitate (conturi de utilizator, secțiune de comentarii, vot / sondaj, butoane de apreciere, interfață pentru scriere de mesaje, încărcare sau descărcare de fișiere care pot conține date cu caracter personal sau efectuare de plăți etc.) și nu facem comunicare de date cu caracter personal prin pagina de Internet în afara datelor de contact de tip telefon și e-mail ale avocaților societății.

Prin urmare, prin această abordare de tip ”privacy by design”, nu se face de către MMC nicio identificare certă sau potențială a celor care accesează site-ul. ci se face doar o prelucrare minimală de date cu caracter personal pentru a asigura buna funcționare a site-uluipentru analiza traficului de pe site, prin agregarea de date statistice. Cu caracter pur opțional, și fără a exista vreo condiționare care să o lege de accesarea site-ului, se face o minimă prelucrare de date cu caracter personal pentru a putea asigura semnalarea de noutăți către terții care au solicitat și și-au dat acordul în acest sens furnizând un prenume (real sau pseudonim) și o adresă de e-mail.

În afară de pagina de Internet www.mmc-law.ro , către care conduce și adresa www.mmclaw.ro , utilizăm pagini de social media și anume Facebook și LinkedIn, pentru prezentarea publică a MMC.

Platformele informatice utilizate de MMC online sau offline (precum Facebook, LinkedIn, Whatsapp, WordPress, MailChimp, Zoom, Skype, Google Workspace, Microsoft Office) prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu politica lor internă publicată pe site-urile proprii ale acestora. Ele respectă cerințele GDPR pentru că fie mențin datele persoanelor care sunt rezidente în Uniunea Europeană numai pe servere din UE sau din țări pentru care Comisia Europeană a emis decizii de recunoaștere a asigurării unui nivel echivalent de protecție, fie acele companii, majoritatea cu sediul central în afara UE, și-au asigurat, formal cel puțin, complianța cu cerințele GDPR, prin aderarea la ”clauze contractuale standard” sau ”reguli corporatiste obligatorii” aprobate de către Comisia Europeană, respectiv de către Comitetul European pentru Protecția Datelor (EDPB). Precizăm că datele cu caracter personal probabil colectate de aceste platforme nu ne sunt însă accesibile pentru MMC sau entități autorizate de MMC ca date cu caracter personal, ci doar eventual în format agregat și anonimizat.

Site-ul nostru nu permite creare de conturi personale. Paginile de social media sunt utilizate de noi exclusiv în scopul prezentării publice a MMC prin preluare de materiale de pe pagina de Internet dar, tehnic, nu pot fi dezactivate toate facilitățile ce permit celor care le accesează să interacționeze și în moduri în care își pot face cunoscută identitatea reală sau pseudonimizată, caz în care, în mod implicit, prin act unilateral, oferă date cu caracter personal, cum ar fi numele lor de utilizator pe acea platformă și momentul când au interacționat cu aceasta precum și eventuale alte informații, depinzând de cum au ales să interacționeze. În acest sens, MMC, în principiu, nu poartă corespondență cu clienții sau potențialii clienți prin mesaje scrise sau transfer de fișiere prin platforme de social media.

Durata prelucrării: Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de MMC numai pe perioada pentru care se justifică tipul de prelucrări în cauză, conform prevederilor GDPR, durată care este specifică fiecărei categorii de date cu caracter personal și depinde de scopul și temeiul prelucrării. Durata concretă este stabilită conform cerințelor legale și regulamentare privind ținerea evidențelor specifice profesionale avocațiale (ale contractelor de asistență, împuternicirilor, atestărilor / dărilor de dată certă etc.) respectiv privind ținerea evidențelor specifice financiar-contabile și fiscale sau altor norme specifice.

Această durată a prelucrării include de regulă durata executării contractului cu Clientul plus termenul de prescripție pentru eventuale sancțiuni, executări de sancțiuni sau formularea de pretenții derivând din acte sau fapte juridice civile sau norme legale, pe care le-ar putea ridica una dintre părți, terții implicați sau organele fiscale. Perioada de prelucrare va include sau coincide cu duratele de păstrare expres impuse de lege pentru documente ce pot conține date personale, cum este cea de 30 de zile pentru datele de supraveghere video a accesului în sediul MMC, 5 ani pentru facturi și chitanțe, cea de 10 ani pentru registrele contabile și situațiile financiare sau pentru documentele justificative financiar-contabile ce pot reflecta comiterea unei infracțiuni sau cea de 50 de ani pentru statele de plată ale salariaților.

Soarta datelor la încetarea prelucrării: MMC revizuiește periodic datele colectate, analizând în ce măsură păstrarea lor este în continuare necesară scopurilor anterior menționate și intereselor Clientului / persoanei fizice vizate, încetând prelucrarea pentru datele pentru care nu se mai impune păstrarea. La finalul duratei de prelucrare, informația respectiv documentul în cauză ce incorporează datele cu caracter personal se restituie persoanei vizate sau entității care a transmis datele respective, sau Arhivelor Naționale sau altei autorități sau instituții abilitate de lege, sau se distruge sau anonimizează, după caz.

Temeiul prelucrărilor de date cu caracter personal pe care le efectuează MMC este de regulă cel al încheierii și executării contractului de asistență juridică și respectiv al îndeplinirii unei obligații legale, conform art.6 alin. (1) lit. b) respectiv c) din GDPR și, mai rar, cel al îndeplinirii unei sarcini care servește unui interes public, respectiv este efectuată în scopul intereselor legitime urmărite de MMC, de Client sau un terț, conform art.6 alin. (1) lit. e) respectiv f) din GDPR.

În concret, MMC prelucrează în baza art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR privind interesul legitim datele cu caracter personal colectate prin utilizarea de către site a Cookie-urilor din categorie Statistică, care permit o analiză a traficului de pe site, prin agregarea de date statistice. În vederea protejării drepturile și libertățile persoanelor vizate, date obținute sunt păstrate într-o formă anonimă.

Tot pe temeiul interesului legitim se face înregistrarea și păstrarea temporară, securizată, destinată exclusiv depistării sau documentării unei eventuale efracții sau altei ilegalități sau stări de pericol, a imaginii video a accesului în sediul MMC, această prelucrare fiind semnalizată vizual înainte de intrarea în câmpul camerei video în cauză iar acces la imagini putând avea doar avocatul coordonator și, cu aprobarea lui, ceilalți doi avocați parteneri, strict în scopul anterior menționat.

Un alt caz de prelucrare pe temei de interes legitim este prelucrarea de date cu caracter personal ale adversarilor Clienților noștri și ale unor persoane afiliate acestora sau ale unor terți care apar în documentele care pot servi ca probă în soluționarea unui litigiu în fața unei instanțe judecătorești sau arbitrale sau sunt utilizate într-o procedură de plângere sau contestație disciplinară sau administrativă, conciliere sau mediere, când nu derivă dintr-o relație contractuală, în aceste cazuri speciale nefiind aplicabilă cerința de informare a persoanei vizate de către MMC sau Clientul său privind existența prelucrării respective.

Colectarea de date cu caracter personal prin completarea de către persoana vizată a formularului de pe pagina intitulată ”Noutăți legislative” a site-ului MMC, care permite semnalarea automată a publicării de știri și opinii încărcate pe site-ul MMC, se face în temeiul executării unui contract cu titlu gratuit de semnalare a publicării unor noutăți, încheiat între MMC și persoana vizată la momentul abonării și a deciziei de a beneficia de acest serviciu. MMC utilizează platforma MailChimp pentru prestarea acestui serviciu, a cărei politică privind datele cu caracter personal se poate accesa la adresa: https://mailchimp.com/legal/privacy/.

În principiu MMC nu efectuează prelucrări de date cu caracter personal în temeiul consimțământului acordat MMC de persoana vizată, motiv pentru care nu efectuează demersuri și proceduri de solicitare și obținere de consimțământ al persoanei vizate.

Destinatari: Datele personale deținute de MMC sunt dezvăluite direct sau indirect altor persoane decât cele vizate, dar exclusiv în scopul executării contractului încheiat între MMC și persoana vizată, în interesul persoanelor vizate, în interesul legitim al Clientului MMC sau al MMC, sau în cazurile expres prevăzute de lege, cum sunt cele de raportări la anumite autorități precum ANAF sau ONPCSB. În mod implicit, prin interacțiunea online cu MMC se ajunge ca anumite date cu caracter personal ale vizitatorilor site-ului sau paginilor de social media să ajungă la furnizorii soluțiilor software online sau offline, dar aceste date nu ajung în posesia MMC.

Drepturile persoanelor vizate de o prelucrare de către MMC, inclusiv simpla stocare, a datelor lor cu caracter personal, sunt cele prevăzute de lege, persoanele beneficiind de o serie de drepturi, ce includ dreptul de informare (de a ști dacă MMC procesează date ale lor) și dreptul de acces (la acele date și la informații precum categoriile de date, sursa de proveniență, scopul, temeiul, destinatarii / categoriile de destinatari, perioada de prelucrare, drepturile efective avute legat de cele date / prelucrări), dreptul la opoziție (față de prelucrarea având ca temei interesul public sau interesul legitim al operatorului), dreptul de rectificare (corectare și completare a celor eronate / inexacte sau incomplete), iar în anumite condiții și de dreptul de portare, dreptul de limitare temporară a prelucrării și chiar la dreptul de ștergere a datelor.

Precizări speciale: MMC nu supune datele cu caracter personal prelucrărilor automatizate și nici nu le utilizează pentru realizarea de profile, cu atât mai puțin pentru luarea automată de decizii vizând o persoană fizică. MMC nu prelucrează date personale în scopuri secundare incompatibile cu scopurile pentru care le-a colectat și nici nu le cedează unor terți nici pentru marketing direct nici în alt asemenea scop.

MMC utilizează proceduri, echipamente, software și alte mijloace tehnice și organizatorice pentru stocarea datelor în condiții adecvate de securitate și respectă în mod strict secretul profesional, ca valoare deontologică esențială, conform obligațiilor legale și contractuale de confidențialitate, nedezvăluind date personale decât în vederea realizării intereselor legitime ale Clientului sau ale MMC ori pentru îndeplinirea obligațiilor legale specifice.

Contact și căi de acțiune pentru persoanele vizate: Informații specifice privind datele personale deținute / procesate de MMC și intervenția asupra acestora, în condițiile legii, o pot obține persoanele vizate transmițând către MMC un e-mail a cărui câmp “subiect” începe cu sintagma “GDPR” pe adresa office@mmc-law.ro sau o solicitare scrisă pe suport de hârtie, indicând datele de identificare ale petentului și elementele care acesta știe sau consideră că îi îndreptățesc solicitarea. Rezolvarea nesatisfăcătoare de către MMC a solicitării îndreptățește persoana vizată să se adreseze autorității de stat de profil (ANSPDCP www.dataprotection.ro ), dar și Baroului Cluj și justiției.